TIMED świadczy wyjątkowo szeroki zakres nowoczesnych usług w zakresie zarządzania dokumentacją i danymi, zaprojektowanych tak, aby zwiększyć efektywność Twojej firmy i zredukować Twoje koszty. Przystosowaliśmy część hal znajdujących się w naszym centrum logistycznym, by można w nich było porządkować, przechowywać, skanować i tworzyć kopie zapasowe dokumentów i danych, bezpiecznie i efektywnie.

Spełniamy wszelkie wymogi prawne związane z przechowywaniem danych. Nasze hale są odpowiednio zabezpieczone zarówno poprzez monitoring, ochronę fizyczną i kontrolę dostępu, jak również poprzez systemy regulacji temperatury i wilgotności. Zatrudniamy profesjonalnych pracowników, którzy stosują zaawansowane technologie by zagwarantować usługi na najwyższym poziomie.

Nasze rozwiązania dopasowujemy do Twoich indywidualnych potrzeb. Wszystko to robimy, aby Twoja firma była nowoczesna i konkurencyjna.

W skład naszej oferty wchodzą następujące usługi:

1. Porządkowanie dokumentów i archiwizacja

Porządkujemy każdy rodzaj dokumentacji:

• osobową,
• aktową,
• księgową,
• płacową,
• medyczną,
• szkolną,
• sądową,
• związaną z realizacją projektów współfinansowanych ze środków unijnych.

  Przeprowadzamy również analizę zasobu dokumentacji

2. Elektroniczna archiwizacja dokumentacji

• skanowanie dokumentów
• metrykowanie (ręczne wprowadzanie danych)
• eksport do systemów Klienta
• udostępnianie dokumentów z elektronicznego archiwum przez Internet

3. Skanowanie dokumentacji

Nasza propozycja dotyczy wykonywania usługi skanowania dokumentacji. Dotyczy to zarówno dokumentacji zdeponowanej u nas do przechowywania, jak i przechowywanej w archiwach Klientów. Skanowanie dokumentacji odbywa się za pomocą profesjonalnych urządzeń. Proces ten pozwala na przeniesienie Twojego archiwum na serwer i umożliwi szybsze wyszukiwanie potrzebnych dokumentów. Istnieje możliwość bezpiecznego zniszczenia papierowej dokumentacji zgodnie z wytycznymi Klienta.

4. Bezpieczne niszczenie dokumentów

Nasza oferta pozwala Państwu na bezpieczne i wygodne usuwanie materiałów z Twojego archiwum. Dzięki zleceniu nam usługi niszczenia dokumentów:

• redukujesz koszty dzięki uwolnieniu się od utrzymania specjalistycznych urządzeń oraz utylizacji odpadów powstałych po niszczeniu dokumentów
• skutecznie niszczysz wszelkie nośniki informacji, w tym również dyski twarde, płyty CD, DVD, kasety VHS
• zyskujesz pewność, że żadne dokumenty nie trafiają w niepowołane ręce

5. Okresowe porządkowanie dokumentów

• segregowanie akt
• kwalifikowanie akt do odpowiednich kategorii archiwalnych
• uformowanie tematyczne teczek i tomów aktowych
• wydzielanie akt, których okres przechowywania minął i nadzór nad ich zniszczeniem
• sporządzenie ewidencji (spisy i skorowidze) akt uporządkowanych i wydzielonych
• prowadzenie ewidencji dokumentów znajdujących się w archiwum (również na dyskietkach lub w systemie komputerowym)
• systematyczne dbanie o ogólny porządek w zasobie archiwum, sprawdzanie stanu udostępnianych i zwracanych dokumentów

6. Bieżąca opieka nad archiwum zakładowym klienta

• okresowe przejmowanie akt z komórek organizacyjnych
• prowadzenie ewidencji dokumentów w archiwum
• ewidencja wypożyczonych akt
• systematyczne dbanie o ogólny porządek w zasobie archiwum